Frühstückspauschale

Reichweitenpauschale

Auch ohne Übernachtung können Sie in unserem Hotel frühstücken. Jeder trägt die Kosten für sein Frühstück. Im Vorfeld bekamen wir das Übernachtungs- und Frühstückspaket in bar, danach war in dieser Pension niemand mehr zu sehen. Die Preise verstehen sich pro Zimmer und Nacht und beinhalten Frühstück und Mehrwertsteuer. Praktisches Beispiel für Ihre Buchhaltung: Übernachtung mit Frühstück.

Richtige Verrechnung der Dienstreise im Betrieb spart Unbequemlichkeit.

Entstehen dem Mitarbeiter durch eine externe Tätigkeit im Unternehmen Aufwendungen, so kann er diese beim Dienstgeber in der Reisespesenabrechnung oder in der eigenen Steuermeldung einfordern. Allerdings sollten einige Prinzipien beachtet werden, um letztlich die gesamten Reisespesen zu erstatten. Sie lernen hier, dass es in der Reiseabrechnung drei verschiedene Vorgehensweisen für die Abrechnung von Reisespesen gibt und dass diese einzeln ermittelt werden sollten.

So decken die Pauschalverpflegung die anfallenden Mehrkosten für die kostenintensiven Mahlzeiten auf dem Weg. Daß nicht alle auf einer Geschäftsreise anfallenden Aufwendungen gleichbedeutend mit Reisespesen sind. Wichtig ist vor allem der richtige und exakte Beweis aller Aufwendungen mit Beweis auf Geschäftsreise, um diese durchzusetzen. Reisekostenabrechnungen für eine Geschäftsreise sind für Geschäftsreisende und Unternehmen ein schweres und meist kostspieliges Unternehmen.

Mit der richtigen Reisespesenabrechnung ersparen Sie sich eine Menge Nachteile. Die Definition des Begriffs Geschäftsreise ist vom Gesetzgeber eindeutig definiert. Die Geschäftsreise erfolgt, wenn der Mitarbeiter außerhalb der Wohn- und Arbeitsumgebung beschäftigt ist. Dann werden die Aufwendungen für einen Zeitraum von drei Monate erfasst; zudem wird der Arbeitsplatz als " regulärer Arbeitsplatz " betrachtet.

Ein Ausnahmefall liegt vor, wenn der Mitarbeiter innerhalb der drei Monaten an mehreren verschiedenen Arbeitsplätzen tätig ist. Dabei werden die Reisespesen noch einmal detailliert in Reisespesen, Unterbringungskosten, zusätzliche Verpflegungskosten und Nebenkosten unterteilt. Im Reisepreis sind neben den Reisen zum so genannten "ersten Arbeitsplatz", der den Weg von zu Hause zur Arbeit beschreibt, auch die Kosten für die Rückreise, die Anreise und die Heimreise enthalten.

Die durch die Nutzung eines Leihwagens sowie für Flugzeuge, Züge, Busse etc. entstehenden Aufwendungen können vollständig ersetzt werden und müssen durch einen entsprechenden Beleg nachweisbar sein. Wenn der Mitarbeiter ein privates Fahrzeug für die Geschäftsreise benutzt, gibt es drei Möglichkeiten der Abrechnung: Die Verrechnung der anfallenden Gebühren erfolgt in der tatsächlichen Menge über den Individualnachweis.

Eine Reihe von einzelnen Fahrzeugkilometern kann die Reisekosten in der tatsächlichen und genauen Menge in Rechnung stellen. Berechnungsgrundlage ist eine Pauschale von 30 Cents pro gefahrenen Kilometer, das sind 20 Cents für Kleinkrafträder und Motorräder. Welches Verfahren für Sie das Richtige ist, hängt von den Fahrzeugkosten und dem zu erwartenden Zeitaufwand ab.

In der Theorie decken die Kilometerpauschalen alle anfallenden Ausgaben vom Treibstoff bis zur Wartung und Pflege ab. Der Pauschalbetrag ist in der Regel jedoch nur ein Mindestmaß der anfallenden Mehrkosten. Wenn Sie die exakten Fahrzeugkosten während einer Geschäftsreise wissen wollen, empfehlen wir Ihnen, ein Fahrtenbuch zu führen. Dazu ist die genaue Angabe der Fahrtdauer, Veranstaltungen und Reisekosten erforderlich, was sich besonders dann auszahlt, wenn Sie das Empfinden haben, dass die Fahrtkosten Ihres Fahrzeugs während der Geschäftsreise nicht durch die Meilenpauschale gedeckt sind.

Dies erfordert eine 12-monatige Erfassung aller anfallenden Aufwendungen (Treibstoff, Reparaturen, Ersatzteilen, Abschreibung, Steuern, Werkstattmiete, Versicherung usw.), aus denen letztlich der Eigenverbrauch des Fahrzeugs errechnet wird. Dies zahlt sich besonders bei kostenintensiven und instandhaltungsintensiven Aufbauten aus. Mit der richtigen Dokumentierung sparen Sie viel Arbeit bei den Reisekosten. Für eine Geschäftsreise von 130 Kilometern belaufen sich die Reisekosten auf 57,20 EUR.

Zur Gegenüberstellung: Bei Anwendung der 30 Cent Flatrate betragen die Reisekosten nur 39 EUR. Andererseits kann der Einzelkilometerpreis aber auch niedriger sein, dann ist die Zahlung einer Pauschalgebühr wert. Dokumentation Ihrer Reisen und Reisekosten und Entscheidung, ob die Flatrate billiger ist oder nicht. Unterkunftskosten auf Geschäftsreisen - Pauschalbetrag oder tatsächlicher Betrag?

Sie können in ihrer eigentlichen Menge verrechnet werden. Der Pauschalpreis für die Verpflegung umfasst die anfallenden Reisekosten, da sich der Gast außerhalb der eigenen Ferienwohnung befindet und somit nicht so billig essen kann wie zu Hause. Für mehrtägige Auslandsaktivitäten in Deutschland bewilligt der Gesetzgeber in der Regel eine Kostenpauschale von 12 EUR.

Dabei werden 20 vom Pauschalbetrag für die Frühstückspauschale (4,80 Euro) und 40 vom pauschalen Verpflegungsentgelt (9,60 Euro) einbehalten. Entsprechende Mengen können hier eingesehen werden: Der pauschale Auslandstarif wird auch für die Rückfahrt aus dem Ausland nach Deutschland angewendet; es gelten dann die Bestimmungen des Staates, in dem der Mitarbeiter zum letzten Mal gearbeitet hat.

Die anfallenden Reisekosten können sehr unterschiedlich sein und treten bei fast jeder Geschäftsreise auf. Aufwendungen des Mitarbeiters für reine Freizeitaktivitäten (Museumsbesuche, Stadtführungen) sowie für Pay-TV oder privates Telefonieren können nicht als solche verrechnet werden. Ein Reisekostennachweis ist informell und erfordert daher weder eine Unterzeichnung noch eine rechtliche Einreichung. Es gibt im Netz eine Vielzahl von Formularen, die zur Anzeige der entsprechenden Preise geeignet sind.

Die Abrechnungsmöglichkeit der Reisespesen hängt jedoch nicht nur von den entsprechenden Spesen und Pauschalbeträgen, sondern auch von den einzelnen Bestimmungen im Anstellungsvertrag ab. Erkundigen Sie sich also vor Antritt Ihrer Reise, in welchem Umfang Ihr Auftraggeber die Auslagen erstattet. Grundsätzlich sollten die Mitarbeiter alle während der Geschäftsreise erstellten Abrechnungen, Kassenbelege und Kassenbelege für die ordnungsgemäße Abrechnung in der Reisespesenabrechnung vorhalten.

Der Mitarbeiter darf diese Dokumente auf keinen Fall ändern; selbst das Aufschneiden oder Ankleben kann die Wiedererkennung der Dokumente verhindern. Behalten Sie immer den Überblick mit Ihrer Reisespesenabrechnung. Bereits bei der Reiseplanung und der nachfolgenden Anzeige der Kosten auf dem Konto sollte der Mitarbeiter darauf achten, dass diese anteilig sind.

Der Mitarbeiter muss auch Zusatzkosten, z.B. für seine Mitreisenden, rechtfertigen, die für die Erlangung der Auszeichnung vonnöten sind. Wenn ein Mitarbeiter z.B. mit einer zweiten Begleitperson anreist, genügt die Angabe, dass die zweite Begleitperson als Dolmetscherin auftritt.

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