Fahrtkosten Dienstreise

Reisekosten auf Geschäftsreise

Diese beinhalten Reisekosten, Taggeld, Übernachtungskosten und Nebenkosten. Ist es möglich, meine Geschäftsreise mit einem privaten Aufenthalt zu kombinieren? Voraussetzung dafür ist, dass es sich um eine Geschäftsreise handelt. Dazu gehören Reisekosten, zusätzliche Mahlzeiten in Form von Taggeldern und Übernachtungskosten. In unseren FAQs haben wir alle wichtigen Informationen zu Geschäftsreisen und Abrechnung für Sie zusammengefasst.

Reisekosten: Wiedereinstieg für Geschäftsreisen

Die Fahrtkosten im Sinn von Fahrtkosten fallen bei folgenden Reisen an: Bei Benutzung der öffentlichen Transportmittel, einschließlich Flug- und Fährverbindungen sowie Mietautos, sind die Fahrtkosten in der nachgewiesenen Summe vollständig anrechenbar. Der Kilometerpauschalbetrag gilt nicht für Firmenwagen, da alle Kosten als Betriebskosten an den Dienstgeber weitergegeben werden. Der Mitarbeiter ist nach den Prinzipien der Mitarbeiterhaftung für Beschädigungen am Firmenwagen verantwortlich.

Bei Privatfahrzeugen gibt es drei Erstattungsformen (R 9.5 LBRiL 2011 i.V.m. 5 II BRKG), die entweder vom Unternehmer steuerbefreit abgelöst werden oder anrechenbar sind: Die Erstattung erfolgt durch den Arbeitgeber: In den km-Pauschalen sind alle mit der Reise verbundenen Kraftfahrzeugkosten inbegriffen. Sollten während der Geschäftsreise unvorhersehbare Aufwendungen anfallen, werden diese nicht in die Meilenpauschale einbezogen und sind daher ebenfalls abzugsberechtigt.

Dies betrifft vor allem Unfälle oder Diebstähle. Aufgrund der stetig ansteigenden Kfz-Kosten ist es nun sinnvoll, die Kosten neu zu kalkulieren und regelmäßige Geschäftsreisende sollten einen Reisekostenrechner konsultieren. Zu den abzugsfähigen Zusatzkosten für Geschäftsreisen gehören z.B. Parkscheine oder Straßenbenutzungsgebühren wie Mautgebühren und Autobahntickets oder notwendige Reisegeräte wie Karten. Die Fahrleistungen können auch vom Auftraggeber abgerechnet oder ausgetauscht werden.

Sollten im Zuge von Geschäftsreisen Reisekosten anfallen, die vom Auftraggeber nicht erstattet werden, sind diese abzugsfähig. Je nach Transportmittel (außer Dienstwagen) werden die effektiven Transportkosten oder die Kilometerpauschalen zugrunde gelegt. Sie sind in der Pauschale enthalten und können für Steuerzwecke mit 0,30 /km bis zu 4.500 pro Jahr beansprucht werden, und zwar ungeachtet des Transportmittels einschließlich Fahrrad.

Für Firmenwagen gelten die 1-Prozent-Regeln. Reiseveranstalter und Vereine verweisen darauf, dass die Übernachtungskosten auf Dienstreisen oft unnötigerweise hoch sind.

Pauschalierte einkommensbezogene Aufwendungen für Geschäftsreisen

Eine Fahrtkostenpauschale von 0,35 (statt 0,30 ) pro km kann ein Mitarbeiter nur deshalb nicht als einkommensbezogene Kosten beanspruchen, weil staatliche Mitarbeiter aus staatlichen Mitteln diesen Betrag bekommen. Gemäß 39a Abs. 1 Nr. 1 Nr. 1 EWStG werden über die Arbeitnehmerpauschale nach 9a Abs. 1 Nr. 1 a) EWStG hinausgehende Aufwendungen als Lohnfreistellung auf der Einkommenssteuerkarte vermerkt.

Der Eintrag eines Freibetrags ist eine getrennte Ermittlung der Bemessungsgrundlage nach 39a Abs. 4 S. 1 StG und unterliegt der Überprüfung. Zu den einkommensbezogenen Aufwendungen im Sinn von 9 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 ElektroStG gehören auch die Reisekosten eines Mitarbeiters für Dienstreisen im eigenen Fahrzeug.

Es können die tatsächlichen nachweisbaren Reisekosten oder ein über einen größeren Betrachtungszeitraum auf Basis der entstandenen Kraftfahrzeugkosten berechneter Einzelkilometersatz verwendet werden. Statt der tatsächlichen entstandenen Aufwendungen oder der einzelnen Kilometerpauschalen kann der Mitarbeiter ohne weiteren Nachweis die Aufwendungen nach Pauschalsätzen in einer von der Steuerbehörde festgesetzten Größenordnung einfordern. Diese beträgt 0,30 pro km für die Nutzung eines eigenen Fahrzeugs1. Gemäß 3 Nr. 16 StG kann der Unternehmer dem Mitarbeiter die Reisekosten entweder in der ausgewiesenen tatsächlichen oder in der pauschalierten Kilometerpauschale auszahlen.

Die Reisekostenerstattung an einen Mitarbeiter aus staatlichen Mitteln ist gemäß 3 Nr. 16 StG in vollem Umfang steuerbefreit. Falls der Dienstgeber sie nicht umsatzsteuerfrei entschädigt, können die Fahrtkosten als einkommensbezogene Kosten einbehalten werden. Nach Auffassung des Finanzgerichtes Baden-Württemberg sind die vom Auftraggeber behaupteten und nicht vergüteten Fahrtkosten nicht zu anerkennen, wenn sie die Kilometerpauschale überschreiten:

Die Klägerin des nun vom Finanzgericht Baden-Württemberg beschlossenen Verfahrens hat weder die tatsächlichen Reisekosten noch einen mittleren Einzelkilometersatz für die von ihr eingesetzten Kraftfahrzeuge errechnet. Die Reisekosten waren daher nach der anwendbaren Rechtslage nur in Höhe der Pauschale von 0,30 als ertragsabhängige Aufwendungen zu erfassen. Eine höhere Pauschale kommt nicht in Frage.

Der vom Finanzamt festgelegte Kilometerpauschalsatz ist als allgemeine Schätzung der Durchschnittsausgaben erlaubt und muss auch von den Steuergerichten beachtet werden. Der anzuwendende Pauschalbetrag pro Kilometer ist verfassungsrechtlich und hat keinen unangemessenen Steuersatz zur Folge. In der Einkommensteuergesetzgebung findet der Einzelnachweis auf die geforderten einkommensbezogenen Aufwendungen Anwendung. Es stimmt, dass eine rechtzeitige Anpassung der einmal als sinnvoll erachteten Pauschalbeträge wünschenswert sein kann.

Diese Pauschalbeträge muss der Gesetzgeber nicht regelmässig an die erhöhten Lebensunterhaltskosten anpassen11. Es gibt keine verfassungswidrigen Ungleichbehandlungen zwischen Beschäftigten staatlicher und privater Stellen. Reisekostenerstattungen aus staatlichen Mitteln sind nach § 3 Nr. 13 StG steuerbefreit. Der Betrag, der an Mitarbeiter der Länder Rheinland-Pfalz und Baden-Württemberg ausgezahlt wird, richtet sich nach dem jeweiligen Landesreisekostengesetz.

Der vergütete Kilometerstand für Kraftfahrzeuge über 600 ccm nach 6 LRKG-BW und 6 LRKG-RP beläuft sich seit dem 01.01.2009 auf 0,35 , wenn der Arbeitgeber die Nutzung dieses Fahrzeuges vor der Dienstreise bewilligt hat, da zum einen ein berechtigter Anlass bestand, überhaupt ein Privatfahrzeug zu nutzen, und zum anderen dieses als überwiegendes Geschäftsinteresse an.

Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, wird dem Bediensteten ein Höchstbetrag von 0,25 pro gefahrenem km vergütet. Allerdings ist die Bestimmung des 3 Nr. 13 EWStG nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes restriktiv dahingehend zu interpretieren, dass die Steuerbefreiung von Vergütungen nur bei einem Aufwand erfolgt, der, wenn er vom Mitarbeiter selbst übernommen worden wäre, als Werbungsaufwand abzugsfähig gewesen wäre. 14 Dies setzt voraus, dass die verfassungsmäßige Verpflichtung zur Gleichbehandlung im Wesentlichen gleicher Tatsachen besteht, sofern kein plausibler Differenzierungsgrund vorliegt.

Es gibt keinen sachlichen Anlass, der es rechtfertigt, Reisekostenerstattungen aus staatlichen Mitteln von der Steuer zu befreien, soweit sie die Ausgaben im Sinn des Begriffs der einkommensabhängigen Ausgaben übersteigen15. Reisekostenerstattungen für Beschäftigte außerhalb des Öffentlichen Sektors sind nach 3 Nr. 16 StG umsatzsteuerfrei, soweit sie die durch ihren Beruf verursachten Mehrkosten nicht überschreiten, d.h. soweit sie Auslagen erstatten, die der Beschäftigte sonst als einkommensabhängige Ausgaben einfordern kann.

Reisekosten können zu nachgewiesenen tatsächlichen Sätzen, nach individuellen Kilometertarifen oder ohne Nachweis nach Kilometerpauschalen (vgl. R 9, 5 LStR) abgerechnet und vergütet werden. In beiden Fällen ist nur die Steuerbefreiung von Aufwendungen zulässig, die bei der Bestimmung der Steuerbemessungsgrundlage sowieso abzugsfähig sind. Die ertragsabhängigen Aufwendungen werden nach dem im Ertragsteuerrecht geltenden Einzelnachweisprinzip ermittelt.

Bei der Erstattung von Reisekosten hat der Gesetzgeber Ausnahmeregelungen vorgesehen. Eine pauschale Aufwandserfassung ist in diesem Zusammenhang ebenfalls generell möglich17. Solche pauschalen Vorschriften hat der Gesetzgeber in § 3 Nr. 13 und 16 StG aufgesetzt. Bei den einkommensbezogenen Ausgaben wird die Überprüfung der Reisekostenerstattung auf den Auftraggeber bzw. den staatlichen Auftraggeber umgelegt.

Der vom Dienstgeber oder Dienstgeber als einkommensbezogene Aufwendungen erfasste Aufwand kann umsatzsteuerfrei wiedererstattet werden. Durch das Kilometergeld hat der Arbeitgeber den Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Betrag von seiner Nachweispflicht auf der einen Seite und den Unternehmer auf der anderen Seite von seiner Untersuchungspflicht befreites. Inwieweit er eine solche Ausnahmeregelung zulässt, ist Sache des Parlaments.

Darüber hinaus besteht die Verpflichtung, mit staatlichen Mitteln sparsam umzugehen, was zu einer detaillierten Überprüfung der zu erfassenden Reisekosten führen wird, um zu gewährleisten, dass die für den Arbeitgeber wirtschaftlichste Variante angewendet wird. Nationale Arbeitnehmer sind daher in der Regel nicht von der Beweispflicht ausgenommen, wie die Klägerin jedoch behauptet. Daher muss der Staatsbedienstete vor der Dienstreise den Beweis für die Entstehung der erstattungsfähigen einkommensabhängigen Ausgaben vorlegen.

Reisekostenerstattungen an Staatsbedienstete unterliegen daher von Anfang an einer wesentlich strengeren Prüfung als die aus nicht staatlichen Mitteln. Damit wird die verfahrensrechtliche Vereinfachungsregel gerechtfertigt, dass in wenigen Ausnahmefällen eine weitere Kilometerpauschale ohne weiteren Kostennachweis abgabenfrei zurückerstattet werden kann, ohne dass dadurch der generelle Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen wird18. Die Erstattung von Reisekosten in Höhe von 0,35 pro gefahrenem km wird nur dann gewährt, wenn das Auto vom Arbeitnehmer regelmäßig und unbestreitbar für die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung genutzt werden muss und dies für den Arbeitgeber in seiner Gesamtheit günstiger ist, Nr. 6 Abs. 1 LVO nach § 6 LRKG-BW.

Dies hat der Mitarbeiter durch eine Wirtschaftlichkeitsrechnung zu belegen, auf die nur bei einer Nutzung des Fahrzeugs für Geschäftsreisen von mind. 3000 Kilometern pro Jahr aus wichtigem Grunde im Sinne des 6 LRKG-BW Nr. 5 zu verzichten ist. 1 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 des Gesetzes über die Zulassung von Personenkraftwagen (LVO-RP) zu 6 LRKG-RP sehen vor, dass die Zulassung eines Personenkraftwagens nur dann erteilt werden darf, wenn eine Organisationsverbesserung, eine Leistungssteigerung oder Einsparungen durch das Kraftfahrzeug zu befürchten sind, andere Transporte nicht möglich oder unrentabel sind und der Arbeitnehmer einen Vor-Ort-Service mit einer erheblichen und regelmäßigen Fahrtentätigkeit von mehr als 3000 Kilometern pro Jahr zu leisten hat.

Unter diesen Bedingungen kann nicht davon ausgegangen werden, dass der Antragsteller - wenn er Staatsangehöriger in Baden-Württemberg oder Rheinland-Pfalz wäre - für die beanspruchten Geschäftsreisen einen Entfernungszuschuss von 0,35 pro gefahrenen Kilometern erhalte. Für das klagende Auto und das des Ehegatten stand die geforderte Jahreskilometerleistung von je 3000 Kilometern nicht zur Verfügung, um überhaupt eine Zulassung als Arbeitsfahrzeug zu erwirken.

Außerdem müsste für jede Dienstreise separat geprüft werden, ob es einen triftigen Anlass im Sinn des LRKG gibt, der die Benutzung eines Personenkraftwagens überhaupt zulässt. Nach einer Verwaltungsvorschrift, die sich auf öffentlich-rechtliche Vorschriften zur Berechnung von Verlagerungskosten bezog, die als einkommensbezogene Aufwendungen zu erfassen sind, hat der BFH entschieden, dass auch Verlagerungskosten pauschalen für Angestellte des privaten Sektors anrechenbar sind.

Daher sollten die für den öffentlich-rechtlichen Auftrag geltenden Vorschriften bereits durch Verwaltungsanweisungen auf andere Mitarbeiter umgelegt werden. Ein Verweis auf die öffentlich-rechtliche Regelung des 3 Nr. 13 StG im Reisekostenbereich findet sich derzeit jedoch nicht. Außerdem war die Aufnahme von pauschalen Entsorgungskosten in einer bestimmten Größenordnung nur eine erlaubte Kostenschätzung, die schwierig nachzuweisen war und ein Beurteilungsproblem löste.

Bei den Reisekosten entsteht ein solches Auswertungsproblem jedoch nicht. Darüber hinaus werden die vom Auftraggeber und dem staatlichen Auftraggeber vergüteten Reisekosten der vom Bundesfinanzhof geforderten Steuerveranlagung unterworfen: Wenn sie Aufwendungen erstatten, sind sie steuerbefreit.

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