Bewirtungsvordruck

Gastfreundschaftsformular

Gastfreundschaftstag (Datum) *. Hotelkosten können von Unternehmern, Freiberuflern und Selbstständigen als Betriebsausgaben abgezogen werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie ein "leeres Catering-Formular" ausfüllen und die Restaurantrechnung beilegen. Dies liegt zum Teil daran, dass es nach BFH-Urteilen möglich ist, fehlende Informationen über den Gastgeber im Gastfreundschaftsformular auszugleichen. Gastfreundschaft (genauer Name, Adresse).

SFH, 13.07.1994 - I R 128/93

Offizieller Leitsatz: Eine Beilage zur behördlich angeordneten Unterhaltungsform nach 4 Abs. 5 Nr. 2 EG G 1985/1987 geht davon aus, dass eine ergänzungsbedürftige Form bereits vorhanden war. Dies ist nicht der Fall, wenn das Formular zunächst keine Einträge enthielt oder das Formular nicht unterzeichnet wurde: Anlässlich einer externen Prüfung hat der Auditor festgestellt, dass der Gastgeber in den meisten offiziellen Formularen für Gastfreundschaft fehlt und dass einige der Formulare nicht vollständig oder nicht unterzeichnet sind.

Der Antragsgegner und Rechtsmittelführer (Finanzamt - FA -) hat die Kosten der Bewirtung in den Jahren 1985 (23.900,00 DM), 1986 (16.200,00 DM) und 1987 (16.100,00 DM) zuzüglich 14% Mehrwertsteuer als nicht abzugsfähige Aufwendungen behandelt und die Einkommensteuer und die Mehrwertsteuerveranlagung für diese Jahre dementsprechend angepasst.

Bei den Einkommensteuerbescheiden von 1985 und 1986 hat sich der veranlagte Betrag - 0,00 DEM - nicht verändert. Im Rahmen der novellierten Umsatzsteuerbescheide wurden die jährlichen Umsatzsteuern um jeweils TDM 3.346,00 (1985), TDM 2.268,00 (1986) und TDM 2.254,00 (1987) erhöht. Die FA überließ es im Laufe des Widerspruchsverfahrens dem Antragsteller, die fehlende Information auf den Unterhaltungsformen gemäß den Urteilen des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 27. 6. 1990 I R 168/85 (BFHE 161, 125, BStBl II 1990, 903) und vom 02. 10. 1990 VIII R 62/86 (BFHE 162, 296[BFH 02.10. 1990 - VIII R 62/86], BStBl II 1991, 174) nachzugleichen.

Die Klägerin informierte die FA am 16. Juli 1991, dass sie nun die fehlende Information nachgetragen habe und verlangte die Anrechnung der streitigen Kosten. In Beantwortung dieses Schreibens erwiderte die FA, dass sie ihren Standpunkt zur eventuellen Hinzufügung der Formulare nicht beibehalten kann. Sie erachtete es als möglich, fehlende Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in die offiziellen Formulare aufzunehmen.

Allerdings muss es sich um eine individuelle Beschriftung handelt, die den Unterzeichner hinreichend identifiziert, eindeutig ist, über die entsprechenden charakteristischen Eigenschaften verfügt und sich als Namensunterschrift ausweist ( "BFH-Entscheidung vom 16. Jänner 1986 III R 50/84, BFHE 147, 199, BStBl II 1986, 856). Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 S. 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) 1985/1987 dürfen Ausgaben zur Unterhaltung von Nichtbeschäftigten des Steuerzahlers den Ertrag nicht herabsetzen, soweit ihre Höhe und ihr betrieblicher Grund nicht nachweisbar sind.

Um den Betrag und den geschäftlichen Grund nachzuweisen, muss der Steuerzahler auf einem offiziell vorgegebenen Formular (Anlage 3a zur Einkommensteuerrichtlinie - 1984/1987 ) folgende Informationen in schriftlicher Form vorlegen: Aufenthaltsort und -datum, Bedienstete oder ab dem Jahr 1987 Teilnehmende an der Gastfreundschaft, Grund der Gastfreundschaft und Auslagenhöhe.

Wenn die Verpflegung in einem Restaurant stattfand, muss die Abrechnung der Verpflegung dem Formular beigefügt werden ( 4 Abs. 5 Nr. 2 S. 2 S. 2 EStG 1985/1987). Bei Nichteinhaltung dieser Bedingungen können die Repräsentationskosten nicht als Betriebsausgabe einbehalten werden. Nach § 1 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe gilt das Vorsteuerabzugsverbot des 4 Abs. 5 Nr. 2 EG 1985/1987.

Im Falle einer Streitigkeit wurden einige der offiziellen Formulare nicht vollständig auszufüllen, bei einigen fehlt die Signatur des Antragstellers und bei anderen wurde der Namen des Antragstellers nicht genannt. Nicht ausgefüllte amtliche Formulare sind aus rechtlicher Sicht als nicht vorhanden anzusehen.

Eine unausgefüllte Form ist nur eine Form. Sie entspricht nicht den Mindestvorschriften des 4 Abs. 5 Nr. 2 des Gesetzes über die vom Steuerzahler verlangten Informationen (EStG 1985/1987). Ein wesentlicher Bestandteil des Betriebsausgabenabzugs nach 4 Abs. 5 Nr. 2 EG 1985/1987 fehlt somit.

Gleiches trifft zu, wenn die Formulare keine Signatur des Beschwerdeführers haben. Weil das Recht "Informationen vom Steuerzahler" verlangt, muss er durch seine Signatur nachweisen, dass es sich um eine von ihm genehmigte Deklaration handele. Bei fehlender Signatur des Steuerzahlers entfällt eine "Erklärung des Steuerzahlers auf einem Formblatt " im Sinne des 4 Abs. 5 Nr. 2 StG 1985/1987.

Dies ist nicht auf den Text der Bestimmung zurückzuführen, die nur die Information der "Gastgeber" erfordert. Der Name des Steuerzahlers, der die Veranstaltung ausrichtet, muss jedoch angegeben werden, um den Geschäftsgrund zu belegen (BFH in BFHE 146, 241, B2 1986, 488). Sofern die Formulare nicht den Name des Veranstalters der Veranstaltung enthalten, fehlt auch eine Bedingung für den Abzug der Betriebsausgaben zum Zeitpunkt der Betriebsprüfung.

Die fehlende Voraussetzung konnte nur teilweise durch eine Nachbesserung der Formulare ausgeglichen werden. Ein Zusatz zum Formular geht davon aus, dass bereits ein ergänzungsbedürftiges Formular im Sinne des 4 Abs. 5 Nr. 2 StG 1985/1987 vorhanden war. Wird kein Formular rechtzeitig erstellt, entfällt ein gesetzlicher Bestandteil des Betriebsausgabenabzuges.

Danach sind die rechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllt, wenn das Formular erst nach dem Ende des Geschäftsjahrs ausgefüllt wird (BFH in BFHE 162, 45, B2 1991, 28).

Im Falle einer Auseinandersetzung heißt das, dass die nicht gefüllten oder nicht unterzeichneten Formulare nicht als besondere Dokumente vorhanden waren (vgl. oben Nr. 2). Aufgrund der nicht fristgerechten Erstellung besteht nicht mehr die Gefahr eines Betriebskostenabzugs (siehe BFH in BFHE 162, 45, B1 1991, 28). Die Formulare, in denen nur der Namen des Veranstalters nicht angegeben wurde, müssen anders beurteilt werden.

Das Bundesfinanzhof hat spätere Änderungen der dem Formular beizulegenden Restaurantrechnungen generell akzeptiert (Bundesfinanzhof-Urteil vom 27. 6. 1990 I R 168/85, BFHE 161, 125, BStBl II 1990, 903, 904). Für Formblätter im Sinne des 4 Abs. 5 Nr. 2 UStG 1987 gilt diese Zuständigkeit sinngemäß, sofern nur der Namen des Gastgebers der Veranstaltung ausfiel.

Schlägt im Falle eines Streits über den Abzug der Betriebsausgaben die rechtzeitige Vorbereitung der Formulare fehl (vgl. vorstehende Ziffer 2), kann die Handlung auch nicht nach Treu und Glauben durchgeführt werden.

In den Urteilen der FA wird eine Hinzufügung des Namens des gastgebenden Steuerzahlers zu den Einnahmen des Restaurants für möglich gehalten. Aufgrund ihres Rechtsgutachtens hat die AG keine Angaben zum Verhältnis von Formularen gemacht, die nur "ausgefüllt" und "nicht vorbereitet" wurden.

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