Die Grundlage zur Erstellung der Bilanz ist die körperliche Erfassung (Inventur) und Aufzeichnung der einzelnen Vermögensgegenstände in ein Inventar. Die Inventur muss zeitnah, d. h. innerhalb einer Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Bei der körperlichen Bestandsaufnahme sind alle Vermögensgegenstände wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse sowie Waren zu erfassen. Auch Waren, die in fremden Lagern gehalten werden (z. B. bei einer Spedition), oder Kommissionswaren müssen aufgezeichnet werden.
Wird eine permanente Inventur durchgeführt, kann eine körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag unterbleiben. Voraussetzung ist allerdings, dass der Bestand aus Lagerbüchern festgestellt werden kann und mindestens einmal im Verlauf des Wirtschaftsjahres der Buchbestand anhand einer körperlichen Bestandsaufnahme überprüft wird.
Bewegliches Anlagevermögen braucht körperlich nicht erfasst zu werden, wenn ein besonderes Anlageverzeichnis geführt wird, in welchem jeder Zu- und Abgang laufend eingetragen ist. Die durch die Inventur erfassten Vermögensgegenstände müssen nach Art, Menge und unter Angabe ihres Wertes in ein Inventar verzeichnet werden. Forderungen und Schulden sind der Buchführung zu entnehmen und in einer namentlichen Aufstellung unter Kenntlichmachung von zweifelhaften Forderungen zu erfassen.
Die Inventurunterlagen sind von der aufnehmenden Person zu unterschreiben und zehn Jahre aufzubewahren.
Inventur zum Geschäftsjahresschluss
