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 Reisekosten und Reisekostenvergütungen - Verpflegungsmehraufwendungen
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Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Geschäftsreisen und Dienstreisen von Arbeitnehmern im Inland - Verpflegungspauschalen
Bei Geschäfts- oder Dienstreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anerkannt. Es gelten für jeden Kalendertag, an dem eine Geschäfts- oder Dienstreise durchgeführt wird, folgende Pauschbeträge:
Abwesenheitsdauer Pauschbetrag bis 31.12.2001 Pauschbetrag ab 1.1.2002
24 Std. 46 DM 24 Euro
mind. 14 Std. 20 DM 12 Euro
mind. 8 Std. 10 DM 6 Euro
Gerechnet wird die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und dem Betrieb oder der regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei mehreren Geschäfts- oder Dienstreisen pro Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. Eine Geschäfts- oder Dienstreisen ohne Übernachtung, die nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr des folgenden Kalendertags beendet werden, sind die Abwesenheitszeiten ebenfalls zusammenzurechnen und dem Tag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.
Seit dem 1. Januar 1997 kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern freiwillig die doppelten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (20 DM, 40 DM, 92 DM - ab 1.1.2002: 12 Euro, 24 Euro bzw. 48 Euro) zahlen. Den über die gesetzlichen Pauschbeträge (10 DM, 20 DM, 46 DM - ab 1.1.2002: 6 Euro, 12 Euro bzw. 24 Euro) hinausgehenden Betrag kann er mit 25 % pauschal versteuern. Diese zusätzlichen Leistungen sind dann nicht sozialversicherungspflichtig.
Übernachtungspauschale
Ohne Einzelnachweis kann der Arbeitgeber bei Dienstreisen des Arbeitnehmers Übernachtungskosten bis 31.12.2001 pauschal mit 39 DM, ab 1.1.2002 mit 20 Euro, steuerfrei ersetzen, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht aus dienstlichen Gründen unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Sind beim Einzelnachweis die Frühstückskosten im Preis enthalten und nicht gesondert ausgewiesen, werden sie bis 31.12.2001 mit 9 DM, ab 1.1.2002 mit 4,50 Euro vom Übernachtungspreis abgezogen.
Bei Übernachtungen im Ausland gelten die Übernachtungspauschalen, die für das jeweilige Land durch das Bundesfinanzministerium festgelegt werden (siehe hierzu Auslandsdienstreisen und -geschäftsreisen).
Übernachtungskosten, die einem Arbeitnehmer während einer mehrtägigen Dienstreise bzw. Fahrtätigkeit entstehen, können als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie der Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet.
Wechsel zwischen Pauschalen und tatsächlichen Kosten ab 2001
Die Erstattung durch den Arbeitgeber kann in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen oder - ohne Vorliegen eines Einzelnachweises - pauschal erfolgen. Die Finanzverwaltung ließ in der Vergangenheit einen Wechsel zwischen den Pauschalen und den tatsächlich nachgewiesenen Kosten während einer mehrtägigen Dienstreise nicht zu. Durch die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2001 ist dieser Regelungsinhalt entfallen. Demnach können ab 1.1.2001 Übernachtungskosten für eine mehrtägige Dienstreise sowohl anhand von Einzelnachweisen wie auch nach Pauschbeträgen - im Wechsel - steuerfrei erstattet werden.
Beispiel: Liegen während einer fünftägigen Reise nur drei Rechnungen für Übernachtungskosten vor, können diese in Höhe der tatsächlichen Kosten bezahlt werden. Für die vierte Übernachtung kann der Pauschbetrag im Inland (evtl. anderer Pauschbetrag im Ausland) angesetzt werden, wenn keine oder eine geringere Rechnung als der Pauschbetrag vorliegt.
Kilometerpauschalen
Setzt der Arbeitnehmer bei Dienstreisen sein eigenes Fahrzeug ein gelten folgende Pauschbeträge:
Fahrzeug Kilometersatz
bis 31.12.2000 Kilometersatz
vom 1.1.2001 bis 31.12.2001 Kilometersatz
ab 1.1.2002
Kraftwagen 0,52 DM 0,58 DM 0,30 Euro
Motorrad oder Motorroller 0,23 DM 0,25 DM 0,13 Euro
Moped/Mofa 0,14 DM 0,15 DM 0,08 Euro
Fahrrad 0,07 DM 0,07 DM 0,05 Euro
Mitnahme-Pauschale: Für die Mitnahme von an der Dienstreise teilnehmenden Arbeitnehmern erhöht sich der Kilometersatz beim Kraftwagen um 0,03 DM/km (ab dem 1.1.2002 um 0,02 Euro/km) und beim Motorrad oder Motorroller um 0,02 DM/km (ab dem 1.1.2002 um 0,01 Euro/km)
Gesonderte Aufzeichnungspflicht
Da im Rahmen der Mehraufwendungen für Verpflegung nur noch die Pauschbeträge - je nach Reisedauer - steuerlich angesetzt werden können und kein Einzelnachweis mehr möglich ist, wird nach einem Erlass des Bundesministeriums der Finanzen auf eine gesonderte Aufzeichnung in der Buchführung als Voraussetzung für die Abziehbarkeit als Betriebsausgaben verzichtet.
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